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Hoy en día podemos encontrar festivales de todo tipo: presenciales, online en una web, online por redes sociales… esos festivales están organizados entorno a distintas temáticas y objetivos pero en general todos siguen una misma o parecida estructura y desarrollo.
En este post, nos vamos a centrar en acercaros una estructura de tareas a realizar para desarrollar un festival de tipo presencial, es decir, aquellos que se celebran en una localización geográfica determinada y no en internet. Dado el tiempo que nos ha tocado vivir, tiempos de pandemia global, el enfoque de este post puede parecer poco adecuado, pero no es así. Pensamos que esto pasará y volveremos a vernos las caras en festivales alrededor del mundo. Juntos, en una sala, como el cine mejor se siente.
De cualquier manera, este post, previa adaptación, puede servir para cualquier tipo de festival.
Hemos dividido la estructura en varias fases y prestado especial atención a la fase de preproducción:
Preproducción
Manifiesto y planes de acción
En la preproducción de un festival, sobre todo en la primera edición –el punto de partida–, debe prestarse atención a aspectos como: tipo de festival –en este caso presencial y localizado en un lugar–, filosofía, temática a tratar, público a quién va dirigido y objetivos del festival.
Todos estos elementos formaran lo que podemos llamar manifiesto. Un manifiesto es un documento o conjunto de documentos que te ayudarán a entender que tipo de acciones deberás llevar a cabo a lo largo del festival. Es un documento que responderá a muchas de las preguntas y te permitirá comprender todo desafío que se te ponga por delante.
A partir de los elementos primarios, en el manifiesto también puedes y debes tratar temas como, necesidades de producción, fortalezas y debilidades –puedes hacer un DAFO–, recursos disponibles, análisis de competencia… este tipo de análisis te servirán también para entender mejor tu festival.
A partir de ese manifiesto, deberás realizar dos documentos muy importantes, el plan de comunicación y el de marketing:
- El plan de comunicación te ayudará a comunicar adecuadamente cómo, cuando y de que manera se comunicará el festival con su público. Todo ello con el fin de alcanzar unos objetivos y completando el plan de marketing.
- El plan de marketing es un documento donde se recogen los estudios de mercado realizados por la organización del festival, los objetivos de marketing a conseguir, las estrategias a implementar y la planificación a seguir.
Una vez está todo documentado es hora de ponerse manos a la obra.
Hemos dividido las tareas de preproducción en base a las prioridades, siendo las tareas de prioridad alta las que deberías llevar a cabo casi por obligación.
Quiero señalar que el orden de prioridad no es sagrado. Quizás para ti existan actuaciones que tienen prioridad sobre otras en orden distinto al marcado en esta lista. O incluso haya actuaciones que no hayamos señalado en la lista.
Actuaciones
Prioridad alta
Imagen de marca
Fundamental una imagen de marca sólida que transmita la esencia del festival. Por sencilla que sea, esta imagen dotará de identidad propia al festival. Una imagen de marca puede ser amplia o más reducida. Por ejemplo, puedes simplemente diseñar un logotipo… pero también puedes ir más lejos y diseñar cartelería o hasta cortinillas para la proyección. El límite está en tu imaginación y en tus recursos de producción.
Web
La web para mi es un elemento muy importante porque termina de darle el toque identitario a tu festival. Puedes obviarla, aunque yo te recomiendo que no lo hagas.
Y, ¿que elementos deben formar la web? Bien, en la web de un festival será importante encontrar información como: quienes somos, objetivos del festival, las bases y la filosofía del festival. También deberás informar de los patrocinadores y colaboradores, si los tienes. Todo ello junto a enlaces a tus redes sociales y formas de contacto.
Igual que la imagen gráfica, puedes ser tan amplia como desees, incluso tener un blog o una sección de noticias donde mantengas al día a los seguidores o visitantes de la web.
Búsqueda de fecha y localización
Sino tienes un lugar donde celebrar el festival este es el momento. Así como la fecha de celebración. Es buena idea que la fecha de celebración no se demoré mucho más allá de uno o dos meses después del cierre de la inscripción para la cual deberás fijar un rango de al menos 2 meses.
Bases de la convocatoria
Estas bases ayudarán a los realizadores de cortometrajes a comprender que requisitos deben cumplir para poder participar en tu festival. Debe incluir todo lo que este relacionado con la realización del festival que sea de interés público y necesario para entender el festival: qué es el festival o en que consiste, cómo participar, fechas de cierre de inscripción, selección y realización de festival, idioma de los trabajos a presentar, límite de duración, temática, etc.
Las bases de inscripción te ayudarán a conseguir varias cosas: reforzar la identidad del festival (la temática o la duración, por ejemplo, pueden ayudarte a conseguirlo), encontrar tu nicho de actuación y limitar la cantidad de cortos que te van a llegar para que visiones y selecciones.
Descárgate estas bases simples de un festival de cortometrajes para ver un ejemplo.
Inscribir el festival en una plataforma de inscripción para festivales.
Para facilitarte el trabajo de selección actualmente existen plataformas que integran sistemas de selección bastante avanzados y que te harán la labor mucho más fácil. En este post sobre qué necesita un cortometrajista para inscribir su corto en festivales encontrarás una lista de esas plataformas.
Dosier de prensa
Un dosier de prensa es un documento o conjunto de documentos que permite a la prensa conocer mejor tu festival. El dosier de prensa hará las veces de vocero. Será una manera fácil de llegar a los medios y no tener que estar escribiendo cada vez que te contactan en búsqueda de información.
Una de las diferencias del dossier de prensa con las notas de prensa es la atemporalidad y el valor documental. La información contenida en un dossier suele ser de una importancia documental más que noticiosa, pero también puede y debe tener valor periodístico en sí mismo.
Prioridad media
Patrocinadores y colaboradores
Si quieres dar premios debes buscar patrocinadores y colaboradores. Incluso sino quieres darlos puede que también.
Échale un ojo a este post, quizás te ayude a mejorar tu capacidad de busqueda de patrocinador o te de alguna idea.
Si quieres darle un empujón a tu identidad elige bien a tus patrocinadores y colaboradores.
Facebook, Twitter e Instagram
Hoy en día todos sabemos de la importancia de las redes sociales. Para mi, para dar a conocer un festival, son muy importantes facebook, twitter e instagram. Aunque parezca que esta muerto, facebook a veces sorprende por su capacidad de viralidad y sino siempre puedes comprar algo de publicidad para llegar a más gente.
En cuanto a twitter e instagram creo que no hace falta revisar lo extendido de su uso. Cualquier de las dos mejorará tu capacidad de estar cerca de tus seguidores.
Prioridad baja
Youtube y/o Vimeo y otras redes sociales
Youtube y vimeo en nuestro caso no son tan importantes, pero son muy interesantes. Esta importancia se hace mayor de cara a documentar el festival. Si alguien realiza un vídeo sobre el festival siempre puedes compartirlo en facebook, twitter o instagram… pero si usas Youtube o vimeo, el vídeo quedará catalogado de una manera que para mi gusto es más accesible.
Recepción de los cortometrajes
La recepción suele durar de 2 a 5 meses. Conforme te vayan llegando cortometrajes, desde la plataforma, puedes ir visionándolos.
Fase de revisión y selección
La fase de revisión es la antesala de la realización del festival. Suele durar 1 o 2 meses. En esta fase, por obligación deberás visionar todos los cortometrajes recibidos que cumplan con las bases. ¿Por qué digo esto? Porque, por ejemplo, si lo tuyo es un festival exclusivamente de ficción y te envía un documental, este documental automáticamente estará fuera de selección.
La revisión y selección es dura y conlleva una gran responsabilidad, pues no debes olvidar que estás decidiendo sobre los sueños de los demás. Hazlo bien: organízate y dedica el tiempo necesario. Pero sobre todo, no lo dejes para el último momento.
Prelanzamiento
No estamos hablando de un prelanzamiento desde el punto de vista mercadotécnico. Se trata de la fase anterior a la realización. En este prelanzamiento debes llevar a cabo tareas como publicar la lista de seleccionados, organizar y publicar el programa, ultimar los detalles de como va a ser la realización…
Realización
En la realización, y más siendo un evento físico, deberás dividir el equipo para cubrir distintos flancos como puedan ser: presentación del evento, atención a prensa, atención a invitados –por ejemplo, directores participantes del evento–, cuerpo técnico –encargados de las proyecciones–, etc. La complejidad del evento dependerá de lo que estés buscando y de tus recursos.
Analisis de la actuación
Al finalizar el festival es muy recomendable que hagas dos cosas. Primero catalogar y archivar toda la documentación elaborada y producida durante el festival: cartelería, notas de prensa, las bases, vídeos documentativos o fotos del evento… todo esto te servirá para mejorar la siguiente edición.
Segundo. A la semana siguiente de haber realizado el festival –lo mejor es hacerlo cuando la información aún está fresca– sería conveniente que el equipo de producción del festival se reuniera para compartir y analizar la experiencia. Esto será muy útil de cara a próximas ediciones, y sin duda, te ayudará a entender mejor todo el trabajo que has llevado a cabo en tu festival.
¿Se nos olvida algo? ¡Déjanos un comentario! Te leemos 😉